Die hinterlegte(n) Regel(n) dienen ausschließlich dem automatischen Verbuchen von Vorschreibungen/noch zu bezahlenden Anzahlungen und werden nur beim Umstellen von der Buchart Angebot zu Fest oder Angebot zu Option automatisch verbucht.
Diese Regeln haben keinen Einfluss auf die Online- und Portalbezahlung.
Wahlweise können Sie diese Regel(n):
- 1. allgemein gültig schalten (bei jeder Reservierung derselbe %/ € -Betrag)
- 2. teilweise gültig mit z.B. Ausnahme eines bestimmten Packages oder einer bestimmten Zimmerkategorie ( bei jeder Reservierung derselbe %-/ € Betrag, außer bei Package XY)
- 3. gänzlich weglassen, weil Sie keine Anzahlung vorschreiben
- 4. Jedes Package / jede Kategorie individuell ansteuern
Anzahlungsregel anlegen
Um eine Anzahlungsregel zu hinterlegen, klicken Sie links im Menü auf „Stammdaten – Preise – Anzahlungsregeln“ + Anzahlungsregel hinzufügen.
Anzahlungsregeln im Detail
Name der Regel
Vergeben Sie einen individuellen Namen für die Anzahlungsregel.
Gültig für Buchungen
Wählen Sie hier aus, wann die Anzahlungsregel gültig sein soll.
- Immer außer Booking.com: Wird bei jeder Buchung, ausgenommen Booking.com automatisch aufgebucht.
- Nur bei Booking.com Buchungen Anzahlung aufbuchen
- Channels ohne Booking.com: Die Anzahlung wird bei allen Channels, ausgenommen Booking.com aufgebucht
- Nur wenn bei Package hinterlegt
- Manuelle Zuweisung: Wenn Sie diese Einstellung auswählen, können Sie mehrere Anzahlungsregeln erstellen und so die Anzahlungsregel je Buchung individuell zuweisen.
Gültig von – Gültig bis
Legen Sie hier fest, von wann bis wann die Anzahlungsregel gültig sein soll.
Diese Einstellungsmöglichkeit ermöglicht es Ihnen unterschiedliche Anzahlungsregeln für unterschiedliche Zeiträume zu hinterlegen.
Wenn Sie unterschiedliche Anzahlungsregeln in unterschiedlichen Zeiträumen verwenden, achten Sie bei der Eingabe des Datums, dass es fortlaufend eingegeben wird.
RICHTIG
FALSCH
Anzahlungsregel Nr.1
Gültig von: 01.04.2026
Gültig bis: 31.10.2026
Anzahlungsregel Nr.2
Gültig von: 01.11.2026
Gültig bis: 31.10.2027
Anzahlungsregel Nr.1
Gültig von: 01.04.2026
Gültig bis: 31.10.2026
Anzahlungsregel Nr.2
Gültig von: 31.10.2026
Gültig bis: 31.10.2027
Gültig für welches Package
Bei „Gültig für welches Package“ können Sie die Anzahlungsregel explizit auf ein gewünschtes Package schalten.
Das kann hilfreich sein, wenn Sie z.B. ein Opening – Wochenende, ein Saisonhighlight oder ein Special für Ihre Gäste anbieten, wo Sie in kurzer Zeit ausgebucht sind. Damit jene Gäste, die buchen, Ihnen eine höhere Anzahlung leisten müssen, um einen eventuellen spontanen Ausfall kostentechnisch zu minimieren, können Sie „Gültig für welches Package“ mit „Gültig von“ und „Gültig bis“ kombinieren.
Gültig für welche Kategorie
Mit dieser Einstellungsmöglichkeit können Sie eine Anzahlungsregel punktgenau auf eine gewünschte Kategorie schalten. Pro Anzahlungsregel kann immer nur eine Kategorie gewählt werden.
Beachten Sie, dass wenn Sie einer Kategorie eine spezielle Anzahlungsregel zuweisen, sie auch allen anderen Kategorien die allgmein gültige Anzahlungsregel zuweisen müssen.
Andernfalls würde für die spezielle Kategorie der allgemein gültige Anzahlungsbetrag und jener, der für diese Kategorie angedacht wurde, gebucht werden. Das hätte die Folge, dass Sie immer einen Anzahlungsbetrag manuell löschen müssten.
Beispiel
Doppelzimmer, Einzelzimmer, Familienzimmer → 30 % Anzahlung
Apartment → 50 % Anzahlung
Sie müssen 4 Anzahlungsregeln erstellen:
- Doppelzimmer → 30 %
- Einzelzimmer → 30%
- Familienzimmer → 30%
- Apartment → 50%
Leistung, welche verbucht wird
Je nachdem welchen Anzahlungsbetrag in % Sie auswählen, müssen Sie entweder eine Anzahlungsrechnung erstellen, oder keine.
Ob in Ihrem Fall eine Anzahlungsrechnung notwendig ist, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.
Für den Fall, dass Sie keine Anzahlungsrechnung erstellen, ist die Leistung der Anzahlung als Durchläufer mit 0% MwSt. hinterlegt.
Falls Sie eine Anzahlungsrechnung verwenden, ist die Leistung der Anzahlung mit dem zutreffenden MwSt.-Satz hinterlegt.
Den korrekt anzuwendenden Steuersatz erfragen Sie bei Ihrem Steuerberater.
Typ der Regel
Bei „Typ der Regel“ definieren Sie von welchem Preis ausgehend der Anzahlungsbetrag berechnet werden soll.
Sie haben folgende Möglichkeiten:
- Prozent vom Zimmerpreis
- Prozent vom Gesamtpreis
- Prozent vom Gesamtpreis ohne Ortstaxe
- Prozent vom Zimmerpreis + 100% Endreinigung
- Prozent vom Zimmerpreis + Endreinigung
- Anzahlungsbetrag von Kategorie
Wert
Hinterlegen Sie im Feld „Wert“ den prozentuellen Wert der Anzahlung.
Beispiel:
Wert: 30
30% werden je nach Typ der Regel für die Berechnung verwendet.
Rundung
Hier können Sie die gewünschte Rundung des Anzahlungsbetrages hinterlegen.
- 2 Nachkomma: die 3. Nachkommastelle wird betrachtet. Ist diese 0 – 4, wird abgerundet (2. Stelle bleibt gleich) ; ist sie 5 – 9, wird aufgerundet (2. Stelle)
Beispiel:
Abrunden: 2,453 ~ 2,45
Aufrunden: 2,459 ~ 2,46
- 1 Nachkomma: die 2. Nachkommastelle wird betrachtet. Ist diese zw. 0 – 4 wird abgerundet (1. Stelle bleibt gleich); ist sie 5 – 9. wird aufgerundet (1.Stelle)
Beispiel:
Abrunden: 2,43 ~ 2,4
Aufrunden: 2,46 ~ 2,5
- Ganze Zahl: Hier wird die erste Ziffer nach dem Komma (Zehnerstelle) betrachtet. Ist diese 0-4, wird abgerundet (Zahl bleibt gleich); ist die Zahl 5-9 wird aufgerundet (Einerstelle wird um 1 erhöht)
Beispiel:
Abrunden: 15,3 ~ 15
Aufrunden: 15,6 ~ 16
- Zehnerstelle : Hier wird die Einersteller zur Entscheidung, ob auf-oder abgerundet werden soll, betrachtet. Ist die Einerstelle 0 – 4, wird abgerundet (Zehner bleibt gleich), bei 5-9 wird aufgerundet (Zehner wird um 1 erhöht). Die Einerstelle wird danach zu 0.
Beispiel:
Abrunden: 131 ~ 130
Aufrunden: 146 ~ 150
Aufrunden: 155 ~ 160
- Hunderterstelle: Um auf Hunderter zu runden, betrachtet man die Zehnerstelle (die Ziffer diretk rechts neben der Hunderterstelle). Ziel ist es die Zahl auf den nächstgelegenen vollen Hunderter zu bringen.
Beispiel:
Abrunden: 440 ~ 400
Abrunden: 2443 ~ 2400
Aufrunden: 470 ~ 500
Aufrunden: 1957 ~ 2000
Min. Vorauszahlungsbetrag
Wenn Sie keinen prozentuellen Anzahlungsbetrag wünschen, sondern einen festen Wert, hinterlegen Sie bei Min.Vorauszahlungsbetrag den gewünschten Wert in ganzen Zahlen.
+ Wert Anzahl Tage ab Erstellung / – Wert Bis Vor Tage der Anreise
An dieser Stelle können Sie die Fälligkeit einer Anzahlung definieren.
Wichtig zu wissen ist, dass sobald Sie eine Anzahlungsregel hinterlegt haben, die Anzahlung automatisch beim Erstellen einer Buchung als offene Vorschreibung gebucht wird, sofern keine Online – Payment Schnittstelle genutzt wird und der Gast den Betrag direkt bei Buchung bezahlt.
+ Wert Anzahl Tage ab Erstellung:
Geben Sie in diesem Feld einen positiven Zahlenwert ein, wird ab Erstellung der Reserverierung der Betrag X € in X Tagen fällig. Bis zum Tag X ist die Anzahlung als offene Anzahlung im System hinterlegt.
Damit das System ein Datum festlegen kann, „schaut“ es im Falle einer positiven Zahl auf das Buchungsdatum des Gastes. Ausgehend vom Buchungsdatum rechnet das System x Tage in die Zukunft und setzt so das Datum der Fälligkeit.
Sollte der Gast den Betrag X€ bis zum Fälligkeitsdatum nicht bezahlen, wird aus der offenen Anzahlung eine überfällige Anzahlung, welche Sie daran erinnert, den Gast bezüglich der noch ausständigen Anzahlung zu kontaktieren.
Da jede Zahl, sofern ihr kein „- / Minus“ voransteht, eine positive Zahl ist, müssen Sie das „+“ nicht angeben.
Beispiel: Sie haben “ 5 “ (+/positive Zahl) in diesem Feld hinterlegt.
ERGEBNIS: Sie erstellen heute eine Reservierung. Die Anzahlung ist von heute weg in 5 Tagen fällig. Der Gast hat 5 Tage lang Zeit die Anzahlung zu begleichen.
– Wert Bis Vor Tage der Anreise
Geben Sie in diesem Feld einen negativen Zahlenwert ein, wird ab Erstellung der Reserverierung der Betrag x € in X Tagen vor Anreise fällig. Bis zum Tag X ist die Anzahlung als offene Anzahlung im System hinterlegt.
Damit das System ein Datum festlegen kann, „schaut“ es im Falle einer negativen Zahl auf das Anreisedatum des Gastes. Ausgehend vom Anreisedatum des Gastes rechnet das System x Tage in die Vergangenheit und setzt so das Datum der Fälligkeit.
Sollte der Gast den Betrag x € bis zum Fälligkeitsdatum nicht bezahlen, wird aus der offenen Anzahlung eine überfällige Anzahlung, welche Sie daran erinnert, den Gast bezüglich der noch ausständigen Anzahlung zu kontaktieren.
Beispiel: Sie haben “ -30″ (-/negative Zahl) in diesem Feld hinterlegt.
ERGEBNIS: Sie erstellen heute eine Reservierung. Die Anzahlung wird bei Buchung als offene Anzahlung erstellt, aber erst 30 Tage vor Anreise als fällige Anzahlung gelistet. Der Gast hat bis 30 Tage vor Anreise Zeit die Anzahlung zu bezahlen.
Innerhalb dieser Tage wird die Anzahlung nicht verbucht
Lassen Sie dieses Feld leer, oder tragen Sie eine „0 / Null“ ein, wird die Anzahlung immer verbucht werden.
Beispiel
Angenommen, sie hinterlegen eine „3“ in diesem Feld, bedeutet das, dass die Anzahlung 3 Tage vor der geplanten Anreise nicht mehr verbucht wird.
Anzahlungsregel bei Package hinterlegen
Lesen Sie im HUGO – Doc: Package Einstellungen allgemein + gängige Arrangements wie Sie speziell für ein(e) Package/ Arrangement/ Rate gültige Anzahlungskonditionen hinterlegen.
- Allgemeine Erklärung der Einstellungsmöglichkeiten
- Preisberechnung
- Dokumentation zu: Anzahlung Prozent + Anzahlung Tage
Anzahlungsregel bei Kategorie hinterlegen
Im HUGO-Doc: Zimmerkategorien -Einstellungen im Detail lesen Sie wie Sie eine Anzahlungsregel für eine oder mehrere Kategorien hinterlegen können.
- Reiter „Sondereinstellungen“
- Dokumentation zu: Fixe Anzahlung