Dokumentation

Wie kommt es zu einem Angebot und infolge eines Angebotes zu einer Buchung? 

Stellen Sie sich eine Linie vor, wo jeder unten angeführte Punkt einem senkrechtem Strich auf der horizontalen „Zeitachse“ entspricht. (siehe Bild) 

1. INTERESSE DES GASTES 
   Bevor man als Rezeptionist:In ein Angebot erstellt, bedarf es zuerst dem Interesse des Gastes. Somit starten wir auf der Zeitachse mit dem Interesse des Gastes. Das Interesse kann geweckt werden durch: geschaltete Werbung, Soziale Medien, Reiseportale, Mundpropaganda, einen Messestand,… Grob zusammengefasst – durch ihr Marketing, denn ohne Marketing, weiß der Gast nicht, dass es sie als Vermieter gibt.
2. ANFRAGE DURCH GAST
   Der Gast meldet sich bei Ihnen. Das kann telefonisch, via E-Mail, über die Homepage oder ein anderer Kanal sein. Der Gast bittet um ein unverbindliches Angebot. Dieser Vorgang wird als Anfrage bezeichnet.
3. UNVERBINDLICHES ANGEBOT ERSTELLEN
   Sie erstellen dem Gast ein unverbindliches Angebot. Ein Angebot blockiert in der Regel keine Verfügbarkeiten. Somit ist das dem Gast A angebotene Zimmer auch für andere Gäste buchbar. Ist Gast B beim Buchen schneller, ist das Zimmer vergeben und für Gast A nicht mehr buchbar.

   3.1.OPTIONSBUCHUNG
   Die Ausnahme bildet dabei die Optionsbuchung. Die Optionsbuchung beschreibt den Vorgang einem Gast das Zimmer bis zum Datum XX.XX.XXXX freizuhalten. Sie blockieren mit einer Optionsbuchung die Verfügbarkeit der angebotenen Einheit. Keinem anderen Gast ist es möglich das Zimmer zu buchen, solange es der Buchart Option unterliegt.

   Je nachdem wie sich der Gast entscheidet, nimmt er Ihr Angebot an, lehnt das Angebot ab, bittet um mehr Bedenkzeit (Optionsbuchung verlängern) oder lehnt die Optionsbuchung ab.

   Für den Fall, dass Sie noch keine Zusage oder Absage vom Gast erhalten haben und Sie nicht möchten, dass Ihr Angebot in Vergessenheit gerät, können Sie dem Gast ein paar Tage nach Übermittlung des Angebotes eine Erinnerungsemail schicken.

    

4. FESTE RESERVIERUNG | BUCHUNG | RESERVIERUNG | FEST
   Nimmt der Gast das Angebot an, wird das Angebot zu einer festen Reservierung / Buchung / Reservierung.

   Punkt 4 handhabt jeder Betrieb anders. Sie schicken dem Gast eine Buchungsbestätigung. Diese Buchungsbestätigung kann eine Anzahlung (in % oder € ), die Bezahlung des Gesamtpreises oder aber auch keine Vorschreibung beinhalten. Für den Fall einer Anzahlungsleistung schicken Sie dem Gast, nachdem Sie das Geld erhalten haben noch eine Zahlungsbestätigungsmail zu.

   In der Zeit zwischen der Zusage und der Anreise des Gastes kann der Gast die Reservierung absagen/ stornieren oder die Reservierung verschieben wollen. Falls der Gast storniert, achten Sie auf die individuell gesetzte Stornofrist vor Anreise – Fallen eventuell Stornogebühren an? Falls ja, kann Ihnen eventuell das HUGO Doc: Stornorechnung – Stornogebühr behilflich sein.

   Möchte der Gast seinen Aufenthalt verschieben und Sie verbleiben mit dem Gast so, dass Sie die geleistete Anzahlung einbehalten für den Aufenthalt in der Zukunft, kann Ihnen eventuell das HUGO Doc: Anzahlung auf Gast umbuchen eine Unterstützung sein.

   Andernfalls Sie bekommen keine Rückmeldung vom Gast, wird er mit einer hohen Wahrscheinlichkeit wie geplant anreisen.

5. ZEITRAUM BIS ZUR ANREISE 
   Während Sie auf die Anreise des Gastes „warten“ können Sie diverse Mails an den Gast übermitteln.
   Diese wären z.B.: 
   –       Anreisemail
   –       Meldedaten ausfüllen (Pre Check-In)
   –       Zugangsdaten für Zimmer

   Damit Sie diese Mails nicht immer manuell verschicken müssen, nutzen Sie die Einstellungsmöglichkeiten der Automatischen Mails. Wie Sie automatische Mails einrichten, entnehmen Sie dem HUGO Doc: Automatische Mail

6. AUFENTHALT DES GASTES
   Tägliche To – Do’s abarbeiten und stets freundlich bleiben. 🙂

7. ABREISE DES GASTES 
   Am Tag wo Ihre Gäste abreisen, geht es darum, eventuelle Beschwerden noch abzufangen, die Rechnung zu erstellen (falls noch nicht getan) und Ihre Gäste nach dem Aufenthalt wieder nach Hause zu verabschieden.

   Nach der Abreise eines Gastes können Sie die Gäste noch bitten eine Bewertung zu hinterlassen. Dazu eignet sich eine Abreisemail, welche z.B. 3 Tage nach Abreise des Gastes automatisch an den Gast versendet wird, ideal.
   In der Abreisemail können Sie zu den gewünschten Bewertungsplattformen verlinken.