DEFINITION
Eine Stornorechnung (in AT auch Rechnungskorrektur oder Gutschrift genannt) ist ein Dokument, welches verwendet wird, um eine bereits ausgestellte Rechnung (möglicherweise fehlerhaft) zu korrigieren oder zu stornieren.
Somit wird eine falsche Rechnung neutralisiert und eine korrekte Rechnung mit neuer Rechnungsnummer ausgestellt.
- Mögliche Fehler: falsche Beträge, Steuersätze oder andere Pflichtangaben
- Die Stornorechnung muss eine eigene Rechnungsnummer haben, um die Buchhaltung korrekt zu führen und steuerliche Probleme, wie z.B. doppelte Berechnung von Steuern zu verhindern.
- Ein Bezug zur ursprünglichen Rechnung muss vorhanden sein (z.B. Rechnungsbeschreibung)
- Ist eine Rechnung mit negativem Rechnungsbetrag (negatives Vorzeichen), um die Rückerstattung zu dokumentieren.
Eine „richtige“ Stornorechnung ist die Reaktivierung einer bereits ausgestellten Rechnung und der damit verbundenen Richtigstellung der Rechnung.
Umgangssprachlich verwendet man das Wort „Stornorechnung“ auch dann, wenn ein Gast eine Buchung absagt/storniert und man vom Gast noch Stornogebühren für die Absage erstattet bekommt. Die Stornogebühr ist die Vergütung dafür, dass der Gast vom Vertrag zurückgetreten ist. Sie wird als neue Leistung abgerechnet.
Eine Absage des Gastes heißt nicht automatisch, dass eine „Stornorechnung“ erstellt werden muss.
Im Falle einer Absage durch einen Gast handelt es sich dann zumeist um keine „Stornorechnung“ per Definition, sondern entweder um eine Rückerstattung (Gast hat zu viel bezahlt) oder um einen offenen Rechnungsbetrag (man bekommt vom Gast noch Geld für die Stornierung → anfallende Stornogebühren).
Leistung(en) stornieren / aufbuchen
Um Leistungen zu löschen / aufzubuchen, klicken Sie auf „Rechnung erstellen“ bei der jeweiligen Reservierung. In die Rechnungslegung gelangen Sie auf unterschiedliche Wege.
Löschen von Leistungen:
Aufbuchen von Leistungen:
STORNOGEBÜHREN NACH ABSAGE RICHTIG BUCHEN
Es gibt mehrere Szenarien, wie die Ausstellung einer Rechnung mit Stornogebühren aussehen kann. Verbuchen von anfallenden Stornokosten .
- Es kann sich um einen noch zu bezahlenden Betrag seitens Gast handeln, mit einem Zahlungszieldatum → offener Rechnungsbetrag / Debitorenrechnung (Gesamtbetrag mit + Vorzeichen)
- Es kann sich um eine Rückerstattung (Teilbetrag oder Gesamtbetrag) handeln – Geld wird dem Gast zurückerstattet
– negativ Betrag in € ist auf Rechnung ausgewiesen (Geld geht von Ihrem Konto weg, deshalb negatives Vorzeichen) - Es handelt sich um Einbehaltung des Anzahlungsbetrages
Löschen der vorhandenen Leistungen – aufbuchen der Stornogebühr in Höhe des Anzahlungsbetrages → Rechnungsbetrag = 0,00 € - Die geleistete Anzahlung wird einbehalten und dem Gast für den nächsten Aufenthalt gutgeschrieben → Erstellen einer Gutschrift
- Die Anzahlung des Gastes wurde mit einer Anzahlungsrechnung verbucht → Gast sagt ab→ Teilbetrag/ Gesamtbetrag wird für Stornogebühren einbehalten – Rückerstattung eines Teilbetrages → Zahlweg „Rücküberweisung/ Bankausgang / Überweisung“
Achten Sie auf die MwSt. und klären Sie diese im Zweifelsfall mit Ihrer Buchhaltung ab!
Eselsbrücke zum Ausstellen von Rechnungen mit anfallenden Stornogebühren
Beim Ausstellen einer Rechnung mit anfallenden Stornogebühren stellen Sie sich die „4 – W Fragen„:
- WELCHE Leistung(en) (x,xx €) ist/ sind aktuell gebucht?
Diese Frage lässt Sie die gebuchten Leistungen unter die Lupe nehmen und die MwSt. der einzelnen Leistungen anschauen. - WER bekommt von wem Geld? Bei welchem Konto wird Geld abgebucht/ aufgebucht?
Wenn bei Ihrem Konto weniger wird → Vorzeichen bei Gesamtbetrag NEGATIV; Wenn bei Ihrem Konto mehr wird → POSITIVES Vorzeichen bei Gesamtbetrag)
Diese Frage gibt Ihnen Aufschluss über das Vorzeichen des Gesamtbetrages. - WARUM bekommt jemand Geld rückerstattet/ WARUM muss jemand Geld bezahlen? → Rechnungsbeschreibung hinzufügen
Diese Frage erinnert daran, den Grund anzugeben und eine Rechnungsbeschreibung hinzuzufügen.
z.B.: Stornogebühr gemäß AGB für die Stornierung von ….. - WIE wird bezahlt? → Zahlweg auswählen
Wenn Sie jemandem Geld rückerstatten →
Zahlweg: Überweisung / Bankausgang / Rückerstattung
(wahlweise ist es auch möglich dem Gast das Geld über ein Zahlungsterminal direkt auf seine Kreditkarte zurückzuzahlen. Hierzu ist es notwendig die Kartendaten des Gastes zu haben)
Wenn Ihnen jemand Geld schuldet → offener Rechnungsbetrag/ Debitor
Bitte beachten Sie:
Diese Anleitung stellt lediglich eine allgemeine Hilfestellung dar und ersetzt keine steuerliche Beratung. Für die rechtskonforme Ausstellung einer Rechnung mit Stornogebühren empfehlen wir dringend, dies durch Ihre Steuerberatung durchführen zu lassen. Sollten Sie die Rechnungslegung dennoch selbst vornehmen, muss die abschließende Kontrolle und Bestätigung durch Ihre Steuerberatung erfolgen. Wir übernehmen keinerlei Haftung für fehlerhafte oder unvollständige Meldungen.
